Exit interview – jak rozmawiać o zerwanej współpracy

Papiery rzucone. Pracownik ochodzi z Twojej firmy. 1- lub 3-miesięczne wypowiedzenie. Albo wstrzymany stromień zamówień od (niezadowolonego) klienta. Albo wydłużające się czasy dostaw od Twojego kontrahenta i odmowa kolejnych… Niezręczność przy spotkaniu, jakiś smutek, a w kuluarach domysły i ploteczki. „Ktoś ją podkupił.” „Bruździł, dobrze, że już nie będziemy współpracować.” „Kto by się spodziewał, że ona taka.” i tak dalej…

Osoby, które decydują się odejść, mają swoje powody. Z mojej praktyki wynika, że takim odejściom często towarzyszą konflikty ukryte, połączone z przekonaniem, że wywlekanie brudów w rozstaniu nikomu nie służy.

JEDNAK wraz z takim rozstaniem bezpowrotnie giną cenne informacje o trudnościach we współpracy, czy w nieefektywności w organizacyjnych procesach. Poprawa w tych aspektach może w znaczny sposób przyczynić się do rozwoju firmy.

Możemy coś poprawić jedynie, gdy wiemy, co nie działa.

Jak gadać z osobą zrywającą współpracę?

Jeśli mocno porusza Cię takie rozstanie, przegadaj to z kimś, zanim pójdziesz na exit interview. Możesz też poprosić kogoś innego, żeby taką rozmowę przeprowadził.

Odchodząca osoba często nie ma nic do stracenia. może sobie pozwolić na szczerą informację zwrotną, nawet jak słuchanie jej może być trudne.

Jeśli to częste zjawisko w Twojej organizacji – pomyśl o zatrudnieniu kogoś z zewnątrz (np. badaczki, mediatora, psychologa), kto podejmie się przeprowadzenia tych rozmów i z kim odchodzące osoby będą czuły się bezpiecznie, by mówić szczerze. Będzie to też nieocenione wsparcie w wyciąganiu trafnych wniosków. 

Garść informacji praktycznych

1. Na spotkanie zaproś, zamiast wzywania.
2. Wybieraj miejsca pół- lub nieoficjalne – spacer do okolicznego parku czy kawę w firmowym bufecie. 
3. Poinformuj od razu o szacowanej długości i celu spotkania. Intencją jest osiągnięcie jasności co do sytuacji i uczenie się na jej podstawie.
4. Staraj się słuchać bez oceniania i zadawać konkretne pytania, zamieniające słyszane oceny na konkretne symptomy (skąd taka myśl, że tak jest?, opowiesz o sytuacjach, kiedy czułaś_eś, że był nieuczciwy?). Dzięki nim wyekstrahujesz konkretne czynniki mające wpływ na tę decyzję i ewentualne przyszłe decyzje innych współpracowników.
5. Swoimi spostrzeżeniami odnośnie współpracy podziel się WYŁĄCZNIE na życzenie osoby, która odchodzi. Niech to będzie prezent, a nie rewanż czy jarzmo na “nową drogę życia”.

O co pytać w trakcie exit interview?

• jakie są mocne/słabe strony organizacji z perspektywy współpracy?
• Gdzie odchodzi (do jakiej innej organizacji)?
  Dlaczego ta zmiana jest widziana jako lepsza?
• Czego nie udało się zrealizować w tej pracy, a było oczekiwane?
  Jakie były tego przyczyny?
• Co udało się zrealizować tak, jak było spodziewane?
  Co udało się zrealizować ponad to?
• Co w organizacji nie działa jak powinno, co można poprawić?
• Co było dla tej osoby ważne we współpracy z tą organizacją i konkretnymi osobami?
• Kogo poszukać na miejsce odchodzącej osoby?
  Jakie powinien mieć kompetencje?
  Czego mu nie obiecywać?
  Komu odchodząca osoba może polecić współpracę z tą organizacją?

Dlaczego warto się tego dowiadywać?

Szereg tych nie zawsze miłych informacji to PREZENT. Po co po niego sięgać?

• żeby wiedzieć, na ile jesteśmy spójni w tym, co komunikujemy ludziom związanym z organizacją
• żeby określić kierunki rozwoju, co można, co jest potrzebne, co jest niezbędne dla sukcesu przedsiębiorstwa
• żeby nazwać bariery rozwoju ludzi w organizacji
• żeby odkryć inne organizacje, które ludzie powiązani z organizacją postrzegają jako konkurencyjne (co mają inni, czego brakuje u nas?).
• żeby poprzez konkretne działania naprawcze zmniejszyć rotację pracowników, klientów

Inne korzyści exit interview

Oprócz szansy na wyciągnięcie wniosków, naukę i rozwój do wzięcia jest jeszcze “wyprostowanie” / poprawienie swojego wizerunku w oczach odchodzącej osoby. Skoro rozmawiacie, chociaż w tym momencie nie ma szansy na poprawę w tej relacji, to znaczy, że Ci zależy. 

Krokiem dalej będzie wysłuchanie potrzeb tej osoby i próba wsparcia jej. Być może napisanie referencji, polecenia, przekazanie spostrzeżeń, nie wygeneruje Ci znaczących kosztów, a znacząco wesprze tę osobę.

Dobrze zakończone relacje to mniejsze ryzyko hejtowania firmy w kuluarach. Świat jest mały a opinie byłych współpracowników są uważane za wiarygodne i cenne dla twoich przyszłych pracowników, klientów, partnerów biznesowych.

I wreszcie, zadbane relacje międzyludzkie to podstawowy element odnawiania raz zerwanych relacji biznesowych.

Exit interview w życiu osobistym

Taka ciekawostka – możesz prowadzić takie rozmowy z osobami, z którymi Twoje relacje się kończą. Np. gdy rozstajesz się ze swoją połówką. Nie są to łatwe rozmowy. Warte zachodu, bo umożliwiają pokojowe rozstanie, uczenie się siebie i perspektywy drugiej osoby, podomykanie starych spraw. Zintegrowanie całości pozwala cieszyć tym wspólnym czasem, który dobiegł końca i ruszyć do przodu, budując na silnym fundamencie, zamiast wykluczania “życiowego błędu”. Przyszłe przypadkowe spotkania będą pełne ciekawości i życzliwości, zamiast żalu i pretensji.

Polecam 🙂

---